Elektronische Signatur in Serbien: Ein vollständiger Leitfaden für Unternehmer

Wozu man eine elektronische Signatur in Serbien braucht und welche Alternativen es gibt

Für Unternehmer, die nach Serbien umgezogen sind und hier tätig sind, wird die elektronische Signatur (QES) zu einem praktisch unverzichtbaren Werkzeug. Sie reduziert die Notwendigkeit persönlicher Besuche bei Behörden erheblich und ermöglicht es, die meisten Vorgänge online abzuwickeln. Dies vereinfacht nicht nur die Geschäftsführung, sondern erleichtert auch das tägliche Leben im Land.

Bevor man sich jedoch um eine vollwertige qualifizierte elektronische Signatur (QES) bemüht, ist es nützlich, über einfachere Alternativen Bescheid zu wissen. Diese können für bestimmte Aufgaben ausreichen und erfordern weniger Aufwand bei der Beantragung.

Die Wahl zwischen diesen Optionen hängt von den spezifischen Bedürfnissen ab: Für die vollwertige Führung eines Einzelunternehmens ist eine qualifizierte Signatur erforderlich, während für persönliche Zwecke auch alternative Lösungen ausreichen können.

Wo man eine qualifizierte elektronische Signatur erhält

In Serbien gibt es mehrere staatlich akkreditierte Zentren, die qualifizierte elektronische Signaturen ausstellen. Unternehmer können sich an eine dieser Organisationen wenden, um das erforderliche Zertifikat zu beantragen.

Die wichtigsten Zertifizierungsstellen sind:

• ЈП ПТТ (Post Serbiens) – eine der beliebtesten Optionen.
• Привредна комора Србије (Wirtschaftskammer Serbiens) – eine praktische Wahl für Einwohner verschiedener Städte.
• Halcom – ein kommerzieller Anbieter, der offizielle Anleitungen auf seiner Website bereitstellt.
• E-Smart Systems – dieses Zentrum wird in der Regel nicht empfohlen, da es oft Schwierigkeiten bei der Ausstellung von Signaturen für Ausländer gibt.

Es gibt einen wichtigen logistischen Aspekt, den man bei der Wahl berücksichtigen sollte. Ein über die Post Serbiens beantragtes Zertifikat kann nur in der Hauptfiliale in Belgrad abgeholt werden. Für diejenigen, die in anderen Städten wie Novi Sad leben, ist die Wirtschaftskammer eine bequemere Option, da sie über Filialen im ganzen Land verfügt.

Vorbereitende Schritte zum Erhalt einer QES als Einzelunternehmer

Der Prozess zum Erhalt einer elektronischen Signatur für einen Einzelunternehmer ist eng mit der Legalisierung des Aufenthaltsstatus im Land und der Registrierung des Unternehmens verbunden. Bevor der Antrag gestellt wird, müssen mehrere obligatorische vorbereitende Schritte unternommen werden.

Die Vorgehensweise ist wie folgt:

1. Beantragung einer Aufenthaltsgenehmigung (Boravak). Dies ist die erste und zwingende Voraussetzung. Ohne Aufenthaltsgenehmigung ist es nicht möglich, eine QES für die Geschäftsführung zu erhalten.

1. Eintragung der Aufenthaltsgenehmigungsnummer in die Geschäftsdaten. Nach Erhalt des Boravak müssen Sie sich an die Agentur für Wirtschaftsregister (APR) wenden und die Nummer der Aufenthaltsgenehmigung in die Registrierungsdaten Ihres Einzelunternehmens eintragen lassen.

1. Benachrichtigung der Bank. Mit dem Dokument der APR, das die Änderungen bestätigt, müssen Sie die Bank aufsuchen, bei der Ihr Geschäftskonto geführt wird. Die Bank wird Ihre Daten als Vertreter des Unternehmens aktualisieren.

Bei einigen Banken, wie Poštanska Štedionica oder Raiffeisen, wird nach der Datenaktualisierung ein neues Dokument ausgestellt – die kartona deponovanih potpisa (Karte mit Unterschriftenproben). Dieses Dokument mit dem Stempel der Bank ist für die anschließende Beantragung der QES zwingend erforderlich.

Einreichung der Unterlagen für die QES bei der Post Serbiens

Das Verfahren zum Erhalt einer elektronischen Signatur bei der Post Serbiens (ЈП ПТТ) besteht aus zwei Besuchen. Der erste Besuch erfordert eine sorgfältige Vorbereitung der Unterlagen.

Zunächst müssen zwei Dokumente von der Website der Post heruntergeladen und ausgefüllt werden: der Antrag und eine Zusatzvereinbarung. Jedes Dokument muss in zweifacher Ausfertigung ausgedruckt und handschriftlich unterzeichnet werden.

Für den ersten Besuch in der Postfiliale wird folgender Satz an Unterlagen benötigt:

• Original des Reisepasses.
• Zwei Exemplare des unterzeichneten Vertrags (Antrags).
• Zwei Exemplare des unterzeichneten Zusatzvertrags.
• Kopie der ersten Seite des Reisepasses und der Seite mit der eingeklebten Aufenthaltsgenehmigung (Boravak).
• Kopie des Beschlusses über die Unternehmensregistrierung von der APR sowie des Dokuments über die Hinzufügung der Aufenthaltsgenehmigungsnummer zu den Daten des Einzelunternehmens.
• Ausgefülltes Formular mit Unterschriftenprobe. Für Einzelunternehmer ist dies die kartona deponovanih potpisa von der Bank, zwingend mit Stempel. Für eine DOO (Äquivalent zur GmbH) ist es das OP-Formular (op obrazac).

Nachdem alle Unterlagen gesammelt sind, können Sie sich zur Sonderabteilung der Post Serbiens in der Katićeva 14-18 in Belgrad begeben. Der Mitarbeiter am Schalter Nr. 1 wird die Dokumente prüfen und den Antrag annehmen.

Bezahlung der Dienstleistung und Erhalt der Rechnung

Nach dem ersten Besuch und der erfolgreichen Einreichung der Unterlagen beginnt die Warte- und Zahlungsphase. In der Regel erhalten Sie am nächsten Arbeitstag eine E-Mail mit der Rechnung an die im Antrag angegebene E-Mail-Adresse.

Die E-Mail enthält einen Link zu einer Seite, auf der Sie zwei Dateien (PDF und XML) mit den Zahlungsdetails herunterladen können. Die Zahlung kann bequem über die mobile App einer Bank, z.B. Raiffeisen, erfolgen. Die Kosten für die Dienstleistung können etwa 6360 Dinar betragen.

Beim Ausfüllen des Online-Zahlungsauftrags ist es wichtig, alle Daten korrekt anzugeben.

Nach erfolgter Zahlung müssen Sie auf die Bestätigung warten, die normalerweise innerhalb von zwei Arbeitstagen eintrifft. Die Bestätigung erfolgt in Form einer neuen E-Mail mit einer Einladung zur Abholung des fertigen Tokens.

Abholung des Tokens und seine Einrichtung

Nachdem Sie die Einladung per E-Mail erhalten haben, können Sie die fertige elektronische Signatur abholen. Der zweite Besuch bei der Post Serbiens findet an derselben Adresse statt (Katićeva 14-18, Belgrad), aber der Eingang befindet sich links vom Hauptpostamt.

Der Abholvorgang ist sehr schnell und dauert etwa fünf Minuten. Es genügt, zum Wachmann zu gehen, den Zweck des Besuchs mitzuteilen und den Reisepass vorzuzeigen. Er wird den zuständigen Mitarbeiter kontaktieren, der einen versiegelten Umschlag herausbringt. Darin befinden sich der USB-Träger (Token) und der dazugehörige PIN-Code. Sie müssen nur noch den Empfang auf der Liste quittieren.

Nach Erhalt des Tokens muss dieser am Computer aktiviert werden. Der Einrichtungsprozess umfasst mehrere Schritte:

1. Installation der speziellen Software.
2. Installation von vier digitalen Zertifikaten.
3. Aktivierung der Signatur gemäß der Anleitung.

Alle erforderliche Software und Anleitungen werden normalerweise mit dem Token geliefert oder stehen zum Download bereit. Für Benutzer von Apple-Computern mit ARM-Prozessoren kann die Einrichtung komplizierter sein und erfordert möglicherweise fortgeschrittene technische Kenntnisse.

Überprüfung der Funktionsfähigkeit der QES auf dem E-Government-Portal

Nach Abschluss der Einrichtung der elektronischen Signatur ist es äußerst wichtig sicherzustellen, dass sie korrekt funktioniert. Der zuverlässigste Weg hierfür ist die Anmeldung auf dem offiziellen Portal für staatliche Dienstleistungen Serbiens.

Die Überprüfung erfolgt in wenigen einfachen Schritten:

1. Öffnen Sie die Website der serbischen E-Government-Dienste.
2. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke die Option zur Anmeldung im persönlichen Konto über ein qualifiziertes elektronisches Zertifikat (My account -> Log In -> Qualified electronic certificate).
3. Verbinden Sie den Datenträger mit dem Computer: Stecken Sie die ID-Karte in das Lesegerät oder den USB-Token in den Anschluss.
4. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Das System wird nach dem PIN-Code fragen.

Der PIN-Code befindet sich in demselben Umschlag, der mit dem Datenträger ausgehändigt wurde. Wenn die Autorisierung erfolgreich war und Sie sich in Ihrem persönlichen Konto angemeldet haben, bedeutet dies, dass die elektronische Signatur aktiv ist und korrekt funktioniert.

Es ist wichtig, bei der Eingabe des PIN-Codes vorsichtig zu sein. Nach mehreren falschen Versuchen (normalerweise drei) wird der Datenträger gesperrt, und für seine Entsperrung ist ein separates Verfahren erforderlich.

Was tun, wenn die elektronische Signatur gesperrt ist

Die Sperrung der elektronischen Signatur nach drei falschen PIN-Eingaben ist eine unangenehme, aber lösbare Situation. Es gibt ein etabliertes Verfahren zur Wiederherstellung des Zugangs.

Zur Entsperrung muss ein spezieller Antrag (Zahtev) vorbereitet werden. Man kann ihn herunterladen, ausfüllen, mit ConsentID unterschreiben und per E-Mail an die Behörde senden. Am nächsten Tag erhalten Sie die Zahlungsdetails für die Entsperrungsgebühr, die 720 Dinar beträgt. Die Zahlung sollte vom Firmenkonto erfolgen.

Obwohl es einen offiziellen Weg gibt, der das Versenden der gesperrten Karte und des Antrags per Post vorsieht, gibt es auch eine schnellere Methode.

Die zweite Methode spart erheblich Zeit und ermöglicht es, den Zugang zur elektronischen Signatur fast sofort wiederherzustellen.